Кейс подбора специалиста по сопровождению заказов

Когда операционные задачи растут, а заниматься подбором некому

Специалист по сопровождению заказов — это ключевая операционная роль.
Именно он:

• контролирует движение заказов;

• взаимодействует с клиентами и внутренними отделами;

• снимает нагрузку с собственников и менеджеров по продажам.

Когда такого специалиста нет, бизнес начинает «буксовать».

С этой проблемой к нам обратилась компания, занимающаяся продажей телекоммуникационного оборудования.

С какими проблемами пришёл клиент

Компания уже пыталась закрыть вакансию самостоятельно, но без результата.

Основные сложности подбора:

1. Нет времени заниматься подбором
Отклики поступали, но не было ресурса:

• разбирать резюме;

• проводить первичные интервью;

• выстраивать коммуникацию с кандидатами.

2. Нет навыка проведения онлайн-собеседований
Удалённый формат вызывал сложности:

• не было структуры интервью;

• непонятно, как оценивать кандидатов онлайн;

• решения принимались долго и несистемно.

Вакансия висела, а подходящего кандидата не было.

Почему стандартный подбор здесь не сработал

В этой ситуации не работает:

• «пусть откликаются, потом посмотрим»;

• интуитивные интервью;

• отсутствие чётких критериев.

Здесь нужен был выстроенный онлайн-подбор с управлением процессом и ожиданиями.

Старт работ: как мы заходили в вакансию

Мы начали не с массового поиска, а с подготовки.

1. Анализ вакансии и рынка

На старте проанализировали:

• рынок специалистов по сопровождению заказов;

• ожидания кандидатов по формату удалённой работы;

• какие навыки критичны, а какие можно дорастить.

Это позволило сразу задать реалистичные рамки подбора.

2. Снятие подробного брифа

В ходе брифа уточнили:

• функционал специалиста;

• объём и тип задач;

• график и формат удалённой работы;

• требования к опыту;

• зоны ответственности внутри компании.

В результате сформировали чёткий профиль кандидата, а не абстрактное описание вакансии.

3. Консультация по онлайн-собеседованиям

Отдельно помогли клиенту:

• выстроить структуру онлайн-интервью;

• понять, на что обращать внимание при удалённом формате;

• определить критерии оценки кандидатов.

О чём договорились с клиентом на старте

Чтобы избежать затягивания сроков и разногласий, зафиксировали договорённости:

• оперативная обратная связь по кандидатам;

• готовность рассматривать кандидатов с разным уровнем опыта;

• заранее продуманные задания на тестовые дни;

• согласованная система адаптации нового сотрудника.

Поиск и отбор: как работали с рынком

Подбор вели параллельно по нескольким направлениям:

• активный поиск;

• скрининг откликов;

• первичные онлайн-интервью.

На первом этапе оценивали:

• опыт сопровождения заказов;

• внимательность и системность;

• готовность к полной удалённой занятости;

• мотивацию и вовлечённость;

• коммуникативные навыки.

Сложности в процессе и как мы их решили

Сложность 1. Два бизнес-партнёра с разным взглядом на кандидата

Разные ожидания замедляли принятие решений.

Решение:

• структурировали критерии отбора;

• выносили спорные моменты до этапа интервью;

• помогли прийти к единому профилю кандидата.

Сложность 2. Большинство кандидатов хотели совмещать

Многие рассматривали вакансию как подработку, что не подходило бизнесу.

Решение:

• сразу озвучивали формат полной занятости;

• отсекали неподходящих кандидатов на входе;

• оставляли в воронке только мотивированных.

Итоговая воронка подбора

• Проработано резюме — 115

• Показано клиенту — 12

• Проведено собеседований — 5

• Оффер — 1

Вакансия закрыта за 45 дней

Что получил клиент

• закрытую вакансию специалиста по сопровождению заказов;

• экономию времени и ресурсов;

• выстроенный процесс онлайн-подбора;

• понимание, как проводить удалённые интервью;

• готовую систему адаптации;

• снижение риска срыва выхода кандидата.