Как помочь РОПу выстроить систему продаж: простыми словами (руководство для собственника)

Сначала договоритесь, что вообще строим

Прежде чем “делать CRM”, ответьте вместе на 4 вопроса:

1) Какая цель на 2–3 месяца?
Не “увеличить продажи”, а конкретно:
— хотим 18 сделок в месяц,
— или поднять конверсию КП→сделка,
— или сократить цикл сделки на 5 дней.

2) Что РОП реально может менять?
Этапы воронки, правила CRM, регламенты, скрипты, обучение, мотивацию, людей — или ему “нельзя трогать ничего”?
Если нельзя — система не появится.

3) Правило №1: “Если не в CRM — значит этого не было”
Иначе вся работа будет в чатах/тетрадках, а в CRM — “красота”.

4) Какие 5–7 показателей важны?
Обычно хватает: сделки, выручка/маржа, конверсии по этапам, средний чек, скорость обработки лида, длина цикла.

Нарисуйте путь сделки: как клиент у вас покупает

Это делается за 1–2 часа на листе бумаги.

Ответьте:

• откуда приходит лид

• кто ЛПР и кто влияет

• какие шаги до оплаты (звонок → встреча/демо → КП → согласование → договор → оплата)

• где чаще всего “умирают” сделки

• какие 3–5 главных возражений

Это и будет основа воронки, CRM и скриптов.

Сделайте воронку с понятными правилами (а не названиями)

Главная ошибка — этапы “для красоты”. Правильно — этап = факт.

Пример по-человечески:

• Новый лид — заявка пришла

• Контакт — поговорили и договорились о следующем шаге

• Квалификация — выяснили: есть потребность, кто решает, сроки, бюджет/диапазон

• Встреча/демо — провели

• КП — отправили и назначили созвон по КП

• Согласование — правки/юристы/условия

• Оплата/договор — сделка выиграна

• Проиграли — указали причину (из списка)

• Отложено — есть причина и дата возврата

Золотое правило: у каждой сделки должен быть следующий шаг + дата.
Нет следующего шага — значит сделка “мертвая”.

CRM: сделайте минимум правил, которые реально работают

CRM нужна не чтобы “вести учёт”, а чтобы вы и РОП могли ответить на 3 вопроса:

1. Сколько денег в работе?

2. Когда они придут?

3. Почему не приходят?

Минимальные правила:

• обязательные поля: источник, сумма, этап, следующий шаг, дата следующего шага, причина проигрыша

• скорость обработки лидов (SLA): например, первый контакт в течение 15–60 минут (как подходит вам)

• запрет “висяков”: если нет следующего шага/даты — РОП возвращает сделку на разбор

• короткая заметка после контакта: “что обсудили / что дальше”

Как собственнику контролировать (5 минут в день):

• лиды обработаны вовремя?

• сколько сделок без следующего шага?

• топ-5 сделок по сумме: есть план и даты?

Регламенты: не делайте “толстые папки”

Вам не нужны 20 документов. Нужны 3–5 коротких “инструкций на 1 страницу”.

Минимум:

1. Как обрабатываем лид (сколько попыток, в какие сроки)

2. Как квалифицируем (какие вопросы обязательны)

3. Как отправляем КП (структура + обязательный следующий шаг)

4. Как ведём CRM (что обязательно заполнять)

5. Как передаём клиента дальше (чтобы после оплаты не было провала)

Скрипты: не “волшебные фразы”, а готовые сценарии

Скрипты нужны, чтобы у менеджеров был одинаковый стандарт, и новичок быстрее входил в работу.

Сначала делайте 5 штук:

1. первый звонок/первый контакт

2. квалификация (что выясняем)

3. созвон по КП (как дожимать)

4. 3–5 главных возражений

5. возврат “замороженных” клиентов

И снова: каждый скрипт заканчивается следующим шагом и датой.

Ритм управления: без него всё развалится

Система держится на регулярности.

Рекомендую так:

• каждый день 10–15 минут: коротко по pipeline (где риск, где нет шага, где нужна помощь)

• раз в неделю 60 минут: разбор цифр воронки и причин потерь + план действий

• 2 раза в неделю: разбор звонков/демо и точечное обучение (один навык за раз)

Как собственник реально помогает РОПу (и не мешает)

Вот 5 вещей, которые решают всё:

1. Дайте полномочия (иначе команда не будет слушать)

2. Не ломайте правила (“эту сделку не заносите в CRM”)

3. Поддерживайте дисциплину — если собственнику “всё равно”, всем будет всё равно

4. Не спасайте менеджеров постоянно — спасаете разок, система не строится

5. Смотрите на цифры и факты, а не на “много активности”