Аутстаффинг бэк-офиса

Аутстаффинг бэк-офиса и офисный аутстаффинг:
гибкий офисный персонал без роста штата и лишнего ФОТ

Что мы делаем

Мы берём на себя бэк-офис и офисные позиции, которые “съедают” время руководителей и раздувают штат, но при этом критичны для стабильной работы компании.

Сотрудники формально числятся в нашем штате, а фактически каждый день работают на ваш бизнес: по вашим регламентам, в ваших системах, под управлением ваших руководителей.

Мы совмещаем аутстаффинг с сильной экспертизой в подборе персонала, рекрутинге и HR-услугах — поэтому вы получаете не просто “людей на телефоне”, а управляемый бэк-офис.

Для кого эта услуга

Наш офисный аутстаффинг подойдёт компаниям, у которых:

• растёт операционная нагрузка, а лимиты по штату и ФОТ уже упираются в потолок;
• постоянно “горит” массовый поиск сотрудников на типовые офисные роли;
• есть сезонные пики (акции, запуск новых продуктов, смена IT-систем, переезд офиса);
• бэк-офис “проседает”: колл-центр не успевает, документооборот тормозит, бухгалтерия зашивается в первичке;
• нет желания держать большой административный штат, но есть запрос на стабильный сервис.

Если вы предприниматель, директор или руководитель, который уже устал от вечного найма персонала в офис и текучки на массовых позициях — эта услуга про вас.

Кого мы выводим в аутстаффинг

Мы не “закрываем всех подряд”. Фокус — живой бэк-офис.

Операторы call-центров и горячих линий

• входящие и исходящие звонки;
• обработка заявок и обращений;
• подтверждение заказов, опросы, сервисные звонки.

Через аутстаффинг мы быстро масштабируем колл-центр
— под сезон, под акцию, под новый продукт — без расширения вашего штатного расписания.

Делопроизводители и операторы 1С

• работа с документами и договорами;
• ввод данных в 1С и другие учётные системы;
• архив, реестры, регистрация входящей/исходящей корреспонденции.

Такие сотрудники незаметны, пока всё работает. Как только их не хватает — встают процессы.
Офисный аутстаффинг закрывает эту “невидимую боль”, не раздувая штат.

Junior-бухгалтеры и помощники

• первичка, акты, счета, платёжки;
• сверки, рутинные операции, выгрузки;
• подготовка данных для старших бухгалтеров и финдиректора.

Мы забираем на себя подбор персонала и рекрутинг на эти позиции, чтобы ваши ключевые финансисты занимались аналитикой и управлением, а не ручной обработкой.

Ресепшен и офис-менеджеры

• работа с входящими звонками и гостями;
• организация мелкой административной рутины;
• заказ канцелярии, воды, курьеров, сервисных служб.

Для компании это “лицо офиса”, для нас — понятная профильная роль в аутстаффинге, с которой мы давно умеем работать.

Рекрутеры и HR-ассистенты

Когда у вас:

• запуск филиала или сразу нескольких направлений;
• много вакансий одновременно;
• нужно резко нарастить поток кандидатов, а ваша HR-команда уже “на пределе”.

Мы даём рекрутеров и HR-ассистентов в аутстаффинг:
они помогают вам закрывать найм персонала, при этом оставаясь в нашем штате.

Какие форматы офисного аутстаффинга мы предлагаем

1. «Горячая линия / колл-центр на аутстаффе»

Вы:

• ставите задачи по сервису и продажам;
• задаёте скрипты, KPI, стандарты общения;
• управляете приоритетами.

Мы:

• подбираем и оформляем операторов;
• ведём кадровый контур, заменяем, обучаем;
• следим за качеством и соблюдением показателей.

Итог: вы управляете процессом, а не бьётесь за каждую ставку в штатке.

2. «Офисный персонал без роста штата и ФОТ»

Формат для компаний, где формальные лимиты по штату и фонду оплаты труда уже критичны.

Мы выводим в аутстафф:

• операторов 1С;
• делопроизводителей;
• офис-менеджеров;
• помощников и junior-бухгалтеров.

Люди работают у вас, но числятся у нас.
В управленческой отчётности вы видите не “ещё +5 ставок”, а понятную строку расходов по договору.

3. Временное закрытие функций на период изменений

Подходит, когда:

• меняете ERP/учётные системы;
• переезжаете, объединяетесь или разделяете бизнес;
• запускаете новый блок (продукт, направление, регион).

Мы даём временный back-office-ресурс:

• усиливаем тех, кто отвечает за документы и 1С;
• подхватываем звонки и запросы клиентов;
• берём на себя часть рутинных операций.

После прохода через “турбулентность” вы решаете, что оставить в штат, а что вернуть нам как аутстаффинг.

Как это связано с подбором персонала и рекрутингом

Мы — кадровое агентство, а не просто “арендодатель людей”.
Поэтому любой офисный аутстаффинг у нас опирается на сильный рекрутинг:

• вы не мучаетесь с массовым поиском сотрудников — мы закрываем его за вас;
• используем собственные воронки, базы, оценку и интервью;
• смотрим не только на “закрытие позиции”, но и на адекватность, обучаемость и устойчивость человека.

Для вас это выглядит так:
вместо бесконечного найма персонала на типовые роли вы получаете стабильный канал людей в бэк-офис, завязанный на понятные HR-услуги и ответственность с нашей стороны.

Выгоды офисного аутстаффинга для собственника и директора

1. Гибкий ФОТ и контроль по штатке
Вы перестаёте “распухать” по административному штату. Бэк-офис перестаёт жить по принципу “штат раздули, а загрузки нет”. Вы платите за фактический объём, а не за привычку держать “на всякий случай”.

2. Быстрая масштабируемость
Надо +10 операторов на акцию или +2 помощника в бухгалтерию – мы развернём ресурс быстрее, чем вы успеете написать третью версию вакансии.

3. Разгрузка HR и линейных руководителей
Ваш HR меньше тратит сил на бесконечный подбор персонала на массовые позиции. Руководители отделов перестают жить в режиме постоянных собеседований и замены людей “на ресепшн и в колл-центр”.

4. Управляемый сервис для клиентов и внутренних команд
Клиентам всё равно, кто у вас в штате, а кто в аутстаффинге. Им важно, чтобы телефон отвечал, документы ходили, задачи закрывались. Мы наводим порядок именно здесь.

5. Прозрачная экономика
Вы видите стоимость: человеко-час, ставка, команда.
Это проще заложить в бюджет и прогноз, чем хаотичный набор офисных сотрудников и постоянная текучка.

Какие риски есть и как мы с ними работаем

Риск 1. “Чужие люди” в вашем офисе
Опасение, что внешние сотрудники будут менее вовлечены.

Как закрываем:
— отбор не только по навыкам, но и по мотивации;
— единые стандарты сервиса и поведения;
— регулярная обратная связь от ваших руководителей и наша донастройка команды.

Риск 2. Срыв качества и сроков
Если подрядчик не умеет управлять людьми, аутстафф становится “лотереей”.

Как работаем:
— чёткий договор и SLA (скорость ответа, ошибки, регламенты);
— свой контроль качества и регулярный отчёт;
— быстрая замена сотрудников, если кто-то не тянет.

Риск 3. Потеря управляемости HR-контуром
Страх, что HR-услуги “уйдут” наружу и вы перестанете понимать, кто у вас работает.

Как выстраиваем:
— максимальная прозрачность: профили, отчётность, показатели;
— участие вашего HR в собеседованиях и оценке;
— единые стандарты онбординга и адаптации.

Как мы работаем по офисному аутстаффингу

1. Диагностика
   Разбираем ваш бэк-офис: какие функции есть, где болит, где пики, где текучка.
2. Модель
   Предлагаем вариант: что оставить в штате, что передать в аутстаффинг, какие роли и объёмы.
3. Подбор
   Запускаем рекрутинг и поиск сотрудников под согласованные профили. Вы участвуете в финальном отборе, если хотите.
4. Запуск
   Оформляем людей в свой штат, выводим на объект/направление, включаем в ваши процессы.
5. Сопровождение
   Держим KPI, SLA, закрываем замены, следим за качеством работы. При необходимости масштабируем или сокращаем ресурс.

О чём мы договоримся на старте

• Какие функции бэк-офиса вы передаёте нам.
• Какой формат контроля и отчётности вам удобен.
• Какие KPI важны (скорость ответа, процент ошибок, SLA по задачам).
• Как работает схема замены и усиления команды.

Что в итоге получает ваш бизнес

• Гибкий, управляемый бэк-офис без лишнего прироста штата.
• Пониженное давление на HR-команду по массовому найму персонала.
• Устойчивый уровень сервиса при любых операционных качелях.
• Партнёра, который отвечает и за подбор персонала, и за живых людей, которых выводит к вам “на линию”.

Готовы навести порядок в бэк-офисе без войны с ФОТ и штатным расписанием?
Передайте офисный аутстаффинг нам — а сами сфокусируйтесь на стратегии, продажах и развитии бизнеса.