500 задач для делегирования бизнес-ассистенту: Полное руководство для предпринимателя

Административная рутина и документооборот

Это база. То, что съедает часы вашей жизни каждый день, но не приносит прямой прибыли.

• Разбор электронной почты: удаление спама, сортировка по папкам, выделение срочных писем.

• Ответы на типовые запросы и письма по шаблону.

• Подготовка, форматирование и вычитка договоров, счетов и актов.

• Организация и структурирование файлов на Google Диске или Яндекс.Диске.

• Контроль возврата закрывающих документов от контрагентов.

• Оформление доверенностей и отправка корреспонденции (курьеры, почта).

• Заказ канцелярии, воды, кофе и всего необходимого для офиса.

• Оплата регулярных счетов (интернет, телефония, сервисы).

Управление временем: Календарь и встречи

Ассистент должен стать стражем вашего времени.

• Ведение рабочего календаря: планирование встреч с учетом времени на дорогу.

• Синхронизация личного и рабочего графиков.

• Напоминания о важных звонках, встречах и дедлайнах (за день и за час).

• Бронирование переговорок или создание ссылок в Zoom/Google Meet.

• Подтверждение встреч с участниками накануне.

• Ведение протокола встреч (Meeting Notes): фиксация договоренностей и постановка задач в таск-трекер после планерки.

Коммуникации и работа с клиентами

Ассистент может стать отличным фильтром между вами и внешним миром.

• Прием и маршрутизация входящих звонков.

• Первичный обзвон теплой базы или сбор обратной связи (NPS) от текущих клиентов.

• Рассылка коммерческих предложений и презентаций.

• Поздравление ключевых партнеров и клиентов с днем рождения и профессиональными праздниками.

• Заказ и отправка корпоративных подарков.

• Решение мелких конфликтных ситуаций (например, задержка доставки) до того, как они дойдут до вас.

Помощь в продажах и аналитике

Как эксперт в продажах, вы знаете, что менеджеры должны продавать, а не возиться с бумажками. Ассистент заберет техническую часть.

• Заведение карточек клиентов и сделок в CRM-систему (amoCRM, Битрикс24).

• Очистка и актуализация клиентских баз данных (прозвон, проверка актуальности контактов).

• Сбор данных о конкурентах (тайный покупатель, мониторинг цен, анализ их соцсетей).

• Подготовка еженедельных и ежемесячных отчетов по продажам в Excel/Google Таблицах.

• Сведение финансовой аналитики из разных источников в один дашборд.

Маркетинг и PR

Помощник не заменит директора по маркетингу, но отлично справится с руками маркетолога.

• Публикация готовых постов в Telegram, ВКонтакте, Instagram.

• Поиск и отбор площадок/блогеров для рекламы по заданным критериям.

• Запрос прайсов на рекламу и ведение таблицы с условиями.

• Базовый монтаж видео (Reels/Shorts) в CapCut по вашему ТЗ.

• Сбор отзывов о компании на Яндекс.Картах, 2ГИС, Отзовиках и ответы на них.

• Мониторинг упоминаний бренда или вашего имени в СМИ.

• Поиск подрядчиков (дизайнеров, копирайтеров, верстальщиков) на фриланс-биржах и контроль их работы.

HR и работа с командой

Делегируйте первичные этапы найма, чтобы общаться только с лучшими кандидатами.

• Размещение вакансий на hh.ru, SuperJob, в профильных Telegram-каналах.

• Первичный скрининг резюме по вашим жестким критериям.

• Рассылка тестовых заданий и контроль сроков их выполнения.

• Назначение собеседований для HR-менеджера или руководителя.

• Организация процесса адаптации (onboarding): выдача доступов, подготовка рабочего места, отправка приветственных материалов.

• Организация корпоративов, тимбилдингов и заказ пиццы в офис.

Поиск информации

Зачем гуглить самому, если это может сделать ассистент?

• Поиск поставщиков оборудования/материалов (например, стекол или комплектующих) и сведение их цен в таблицу.

• Поиск профильных выставок, конференций и форумов для участия.

• Сбор информации по новому рынку или нише перед запуском продукта.

• Подборка профильной литературы, курсов или тренингов для вас и сотрудников.

• Поиск оптимального программного обеспечения под конкретную задачу бизнеса.

Личные поручения

Чтобы бизнес работал как часы, ваш быт тоже должен быть закрыт.

• Покупка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, аренда авто в командировках.

• Оформление виз и страховок.

• Поиск и бронирование столиков в ресторанах для деловых и личных ужинов.

• Покупка билетов на концерты, в театр, на спортивные матчи.

• Поиск репетиторов, врачей, тренеров для вас и вашей семьи.

• Вызов клининга, сантехника или курьера домой.

• Поиск и покупка редких товаров на маркетплейсах.

Как правильно делегировать? Краткий чек-лист

• Оцифруйте задачу. Пишите инструкции так, чтобы их понял школьник. Используйте скринкасты (записи экрана) — один раз записали видео, как выставлять счет, и ассистент делает это всегда.

• Ставьте дедлайны. Задача без срока — это задача, которая не будет выполнена.

• Определите критерий результата (ЦКП). Ассистент должен понимать, как выглядит идеально выполненная задача. Не «найди типографию», а «таблица с 5 типографиями, ценами на печать 1000 визиток, сроками и условиями доставки».